Aspectos legales

Introducción

El objetivo de esta página es facilitar el trabajo de fiscales, contralores y abogados de comercios que están contratando el servicio de recaudación de khipu y reciben la tarea de revisar los contratos correspondientes.

Usualmente esto considera dos contratos: el contrato de pagador – que corresponde al del cliente, y el contrato del cobrador – que corresponde, consecuentemente, al del comercio contratante).

Antes de implementar khipu, las contrapartes técnicas y comerciales que evalúan usar nuestro sistema revisan presentaciones, asisten a reuniones, ven videos y hacen pruebas antes de elegirlo para su recaudación. Finalmente, se realiza una revisión desde el punto de vista legal de toda la plataforma y del sistema con que opera. Generalmente, la o las personas encargadas de revisar los contratos inician su tarea sin tener una idea clara del servicio que se está contratando.

Es recomendable que antes de revisar los contratos, quienes estén haciendo estas revisiones destinen tiempo a comprender lo más importante del sistema: cómo funciona.

Debido a que khipu tiene una serie de aspectos innovadores en materia de cobranza, tiene algunas diferencias con otros sistemas de recaudación y la asimilación de estos puede llevar fácilmente a errores de entendimiento que terminan entorpeciendo la implementación del sistema.

Es por esto que aquí se incluye una selección de lo que hemos considerado indispensable para esta tarea.

Además, en esta página puede encontrar todos los detalles que necesita y, por supuesto, el área de implementación de khipu puede orientarlos en lo que sea necesario.

El siguiente video es una presentación de quince minutos en la que se presenta khipu y se explican los aspectos fundamentales de khipu.


Esta presentación fue realizada el 3 de abril de 2014 en la Cámara de Comercio de Santiago.

Los siguientes tres videos (que duran menos de un minuto cada uno) muestran el uso de khipu para los tres casos de uso más frecuentes:

Para otros casos de uso,

Modelo operacional.

Desde el punto de vista de los flujos de dinero y la definición legal, khipu siempre se sigue la misma estructura.

  1. El usuario-pagador define un pago, incluyendo el monto a pagar.
  2. Este escoge el banco desde el que va operar (con el que va a pagar).
  3. Luego, elige si pagará usando una transferencia normal o una transferencia simplificada con el terminal de pagos de khipu. (Hay unos pocos bancos para los que no está disponible la transferencia simplificada. Aquí puedes revisar el listado completo de bancos que operan con khipu.).
  4. Si el usuario eligió usar transferencia normal, entonces: declara el RUT de la cuenta desde la que se hará la transferencia. En cambio, si seleccionó usar una transferencia simplificada, esta información es enviada automáticamente por el sistema.
  5. Una vez hecha la transferencia, khipu la valida y revisa a qué compra corresponde los datos del RUT y el monto transferido. Al identificarse la compra, el sistema emite en forma automática e inmediata un comprobante de pago y lo envía por e-mail al pagador. El comercio puede recibir esta información por correo electrónico o a través de un web service o ambas, dependiendo de las definiciones del tipo de servicio que se haya establecido en khipu.
  6. Si bien los datos de pago son notificados inmediatamente, los fondos son recibidos en una cuenta de khipu, esto con el objeto de validar su recepción antes de notificar al comercio y entregar los comprobantes de pago. Algunos comercios pueden elegir que esta recaudación se haga directamente en una cuenta corriente determinada o destinada en forma exclusiva a la recaudación khipu. En este último caso, el comercio debe satisfacer los siguientes requisitos:
    • tener cuenta corriente en al menos uno de los bancos con los que khipu es compatible para la recepción de fondos (se recomienda que sean dos bancos para tener una opción de contingencia);
    • revisar y aprobar una nómina que khipu genera todos los días con las transferencias realizadas desde la cuenta de recaudación, esto significa reconocer los ingresos, realizar las devoluciones cuando fuere pertinente y pagar los honorarios de khipu); y
    • no usar estas cuentas de recaudación para fines distintos a la gestión recaudadora de khipu.
  7. Con esto, los fondos recaudados son transferidos el día siguiente al comercio, descontando los honorarios de khipu. Este proceso se llama Rendición. Cada rendición se materializa en un correo electrónico en el que se adjunta un archivo (en formato Excel) que contiene el detalle de todos y cada uno delos pagos que se estén rindiendo y la suma de lo que corresponde entregar al comercio. La rendición es enviada siempre una vez que se haya confirmado con el banco de origen que el dinero en cuestión haya sido entregado correctamente.
  8. Normalmente, khipu realiza una única transferencia por el total recaudado por khipu durante día anterior para cada comercio, siempre con su correspondiente detalle, pero excepcionalmente khipu puede dividir la entrega de los fondos en varias transferencias.
  9. Durante los primeros cinco días de cada mes, khipu emite una boleta o factura por los honorarios cobrados el mes anterior. El documento tributario electrónico es emitido con la fecha del último día corrido del mes anterior, de modo que la documentación del pago del comercio a khipu quede en el mismo periodo tributario en que los pagos hayan sido hechos.
  10. Junto con la emisión de la boleta o factura, khipu entrega un resumen de todos los pagos procesados en el mes que se está rindiendo. Esta información es un consolidado de los registros entregados en las rendiciones diarias.
  11. En el portal de khipu, los usuarios administradores de comercio pueden configurar:
    • los datos de facturación,
    • los usuarios comerciales y administradores de comercio,
    • los colores y logos,
    • las casillas de correo electrónico y demás formas de notificación,
    • entre muchas otras opciones de configuración.
  12. En el portal de khipu los usuarios comerciales tienen autorización para revisar los cobros, archivarlos, buscarlos, ver los comprobantes de pago y otras funcionalidades propias de la administración comercial.

Lo más importante desde el punto de vista legal.

Cuando khipu recibe fondos por rendir al comercio está actuando amparado por dos mandatos: en primer lugar, uno otorgado por el comercio que solicita a khipu recaudar en su representación, y asimismo queda mandatado por el pagador para hacer entrega los fondos transferidos al comercio.

Así, cada transferencia recibida por khipu tiene asociados un destinatario, un plazo de entrega al destinatario y un concepto por el cual se está pagando. khipu no recibe fondos sin un destino definido. (Exceptuando los casos en que un usuario haya cometido un error. En tal caso los fondos son restituidos).

Dónde encontrar los contratos de khipu.

El contrato del pagador se encuentra al pie de página en khipu.com en la sección “Yo pago”, opción “Contrato del pagador” o directamente en la página Contrato del pagador.

El contrato del comercio se encuentra al pie de página en khipu.com en la sección “Yo cobro”, opción “Contrato del cobrador”. O directamente en Contrato del cobrador.